Najważniejsze zasady zarządzania projektami

Jakie zasady i sposoby są kluczowe w efektywnym zarządzania projektami? Jak tworzyć i skutecznie realizować swoje koncepcje?

wyświetlenia: 493
czas czytania: 5 min


Jakie zasady i sposoby są kluczowe w efektywnym zarządzania projektami? Jak tworzyć i skutecznie realizować swoje koncepcje?

Każdy projekt wyrasta z pomysłu, dlatego weryfikuj pomysły!

Projekt zaczyna się od pomysłu, dlatego na początku bardzo ważna jest dobra weryfikacja tego pomysłu. Kluczowe jest realizowanie tylko najważniejszych, to znaczy najbliższych naszym celom pomysłów. Oczywiście nie zawsze nasze pomysły będą dobre, ale myślę, że najlepiej jest zapisywać wszystkie pomysły i potem na spokojnie do nich wracać i oceniać czy warto je realizować. Zapisywanie i wracanie do pomysłów rozwija kreatywne myślenie, a spokojna ocena pomoże podjąć najlepsze decyzje.

Jak ocenić czy warto realizować pomysł?

Jednym ze sposobów jest analiza plusów i minusów pomysłu oraz sprawdzenie pomysłu pod kątem naszych celów i wartości. Trzeba się po prostu zastanowić ile czasu, pracy i innych zasobów będzie trzeba wykorzystać do realizacji tego pomysłu. Następnie rozważyć czy ta realizacja zbliży nas do najważniejszych celów. Potem przemyśleć czy jednocześnie nie oddali nas to za bardzo od innych ważnych celów przez wykorzystywanie czasu, możliwości i potencjału. W skrócie najlepiej po prostu wypisać plusy i minusy realizacji danego pomysłu oraz zsynchronizować to za wartościami i celami a potem na spokojnie podjąć decyzję.

Dobry wybór pomysłów do realizacji to podstawa.

Moim zdaniem to bardzo ważny etap pracy z projektem, którego nie można pominąć. To fundament, bez tego możemy dążyć do czegoś co w rzeczywistości oddala nas, lub nie przybliża nas do celów najbliższych naszym wartościom. Myślę, że warto poświęcić na etap weryfikacji odpowiednio dużo czasu i uwagi, żeby nie podjąć błędnej decyzji. Trzeba jednak uważać, żeby nie wpaść w pułapkę ciągłego odkładania realizacji pomysłu. Warto pamiętać, że pomysł bez realizacji ma minimalną wartość oraz, że pomysł to tylko kilka procent sukcesu, a najważniejsze jest działanie.

Jak rozpocząć realizację projektu:

  • Notuj wszystkie pomysły, ale realizuj tylko te najważniejsze, najbliższe twoim celom
  • Wypisz wszystkie plusy i minusy realizacji projektu
  • Oceń czy warto rozpoczynać projekt, biorąc pod uwagę twoje najważniejsze cele
  • Podejmij decyzję i od razu zaczynaj działać, bo pomysł bez realizacji ma minimalną wartość

Rozwiń pomysł i stwórz koncepcję!

Kolejny, po weryfikacji, etap tworzenia projektu nazywam rozbudową pomysłu i tworzeniem koncepcji. Rozbudowa to doprecyzowanie szczegółów projektu i przemyślenie wszystkich aspektów. Proces ten kończymy stworzeniem naszej koncepcji, czyli planu lub opisu rzeczywistości, który chcemy wdrażać realizując nasz projekt.

Wykorzystaj mapę myśli!

Moim zdaniem najlepszym narzędziem do rozbudowywania pomysłu jest mapa myśli. Mapa myśli to taki sposób przedstawienia kluczowych części pomysłu oraz informacji, że każde słowo kluczowe jest połączone z powiązanymi logicznie słowami. W ten sposób otrzymujemy strukturę, która przypomina budowę naszego mózgu, w którym komórki nerwowe są ze sobą połączone. Budowa mapy myśli jest też podobna do sieci internet w której komputery łączą się między sobą. Może dlatego mapa myśli pozwala tak dobrze i logicznie poukładać cały pomysł i wszystkie informacje z nim związane.

Twórz mapy myśli papierowe lub komputerowe.

Do tworzenia mapy myśli wystarczy kartka i długopis, ale ja bardzo polecam wykorzystać do tego programy lub aplikacje. Bardzo dobrym narzędziem do budowy map myśli jest program Xmind. Warto poznać tą aplikację i nauczyć się tworzenia map myśli przy pomocy skrótów klawiaturowych, to bardzo przyspiesza i ułatwia pracę.

Mapa myśli gotowa, co dalej?

Oczywiście mapa myśli może i powinna być cały czas udoskonalana, ale gdy widzimy, że nasza koncepcja jest już wystarczająca, to przechodzimy do następnego etapu. Tym etapem jest przetworzenie mapy myśli w listę zadań. Jak się do tego zabrać? Po prostu bierzemy mapę i analizujemy w jakiej kolejności powinniśmy realizować punkty na mapie. Powinniśmy tutaj przemyśleć które punkty są najważniejsze i które trzeba realizować najpierw, tak żeby nie ograniczały wykonania pozostałych. Numerujemy te punkty na mapie i tym sposobem powstała nam kompletna lista zadań do zrealizowania. Warto tylko uważać, żeby nie numerować punktów zbyt ogólnych i zbyt szczegółowych. W tym kroku wybieramy oczywiście tylko najbardziej kluczowe punkty.

Plan zadań wynika bezpośrednio z mapy myśli projektu.

Taki sposób organizowania zadań, to znaczy grupowanie zadań w projekty to moim zadaniem najlepszy sposób zarządzania zadaniami. Wszystko jest poukładane i tworzy logiczną, hierarchiczną strukturę. Projekty wynikają z celów, a zadania z projektów. Możemy to jeszcze rozbudowywać dodając podprojekty lub podzadania, ale to wszystko zależy od naszych preferencji. Trzeba tylko pamiętać, że z jednej strony wszystko powinno byś dobrze zorganizowane, ale z drugiej strony nie powinno być zbyt wielu szczegółów, bo nie damy rady tego kontrolować.

Tworzenie koncepcji w mapie myśli i organizowanie zadań:

  • Rozbuduj swój pomysł wykorzystując mapę myśli
  • Stwórz kompletną koncepcję ze wszystkimi szczegółami
  • Opracuj plan zadań na podstawie kluczowych elementów mapy myśli projektu

Przechodzimy do etapu realizacji naszych zadań. Jak to dobrze rozegrać?

Moim sposobem jest właśnie planowanie zadań w projektach, a potem realizowanie tych zadań w blokach pracy nad projektami. Jak to działa? Plan zadań już opisałem, a teraz czas na bloki pracy. Praca nad projektami w blokach polega na tym, że nie planuję kiedy konkretnie wykonam dane zadanie, chyba, że mam na to konkretny termin. Planuję bloki czasu, w których będę działał nad projektami. Taki blok trwa u mnie około 50 minut i jest to złote 50 minut, to znaczy 50 minut pracy z maksymalną koncentracją. W tym czasie moją misją jest wykonać jak największą liczbę zadań z listy. Złote 50 minut zaczynam starterem lub jak kto woli rytuałem wejścia, a kończę stoperem lub rytuałem wyjścia. W starterze wchodzę w stan maksymalnej koncentracji, a w stoperze podsumowuję pracę, odpoczywam kilka minut i cieszę się z efektów. Oczywiście na czas pracy blokuję wszystkie rozpraszacze i powiadomienia.

Sposób pracy nad projektami:

  • Pracuj w blokach maksymalnej koncentracji
  • W czasie pracy realizuj jak najwięcej zadań z planu
  • zablokuj rozpraszacze

Dyscyplina i motywacja, czym są i jak je wykorzystać?

Motywacja to powód, przyczyna dla której realizujemy dany cel, projekt lub zadanie. Motywacja będzie silna i trwała, gdy będziemy dążyć do celów naprawdę zgodnych i w pełni spójnych z naszymi wartościami i z tym w co wierzymy. Dyscyplina to zdolność wybierania tego co dla nas naprawdę ważne, ponad te nieważne rzeczy, które chcemy robić w danej chwili. Dyscyplina to umiejętność, zdolność dlatego tak ważny jest trening samodyscypliny. Dyscyplinę trenujemy poprzez regularne realizowanie i oznaczanie postępów w postanowieniach. Moim zdaniem zarówno trwała i silna motywacja, jak i żelazna samodyscyplina to jedne z najważniejszych aktywów w realizacji własnych projektów i celów.

Pokonuj problemy, proaktywnie szukaj rozwiązań i działaj!

Proaktywność, pokonywanie problemów i działanie z inicjatywą to klucze do skutecznego zarządzania projektami. Proaktywne działanie, to znaczy odpowiedzialne rozwiązywanie problemów i realizowanie celów z inicjatywą. To postawa aktywna, wpływanie na otoczenie i wprowadzanie zmian i rozwiązań. Osoba proaktywna, w przeciwieństwie do reaktywnej szuka rozwiązania, a potem od razu działa i realizuję swój plan. Moim zdaniem postawa proaktywna jest niezbędna w skutecznym realizowaniu projektów i zarządzaniu nimi.

Pamiętaj o monitorowaniu postępów, twórz strategie i pracuj najpierw nad rzeczami najważniejszymi!

Nie można również zapomnieć o regularnej kontroli i monitorowaniu postępów w projekcie oraz o ewentualnym korygowaniu kursu w drodze do celu. Monitorowanie postępów i analizowanie efektów projektu pozwala nam lokalizować potencjalne problemy na czas. Dzięki temu możemy odpowiednio wcześnie przygotować dobrą strategię ich rozwiązania. Bardzo ważne jest opracowywanie strategii i działanie na jej podstawie. Warto też pamiętać o priorytetach i o tym co naprawdę jest najważniejsze, żeby nie skupiać się na rzeczach, które nie mają znaczenia, tylko realizować najpierw rzeczy najważniejsze.

Wypróbuj te sposoby!

Przetestuj i wprowadź te sposoby i zasady skutecznego zarządzania projektami do swojego życia, myślę, że są to bardzo dobre rozwiązania.

Mapa myśli do artykułu

Do artykułu dodałem minimalistyczną mapę myśli. Jeśli chcesz otrzymywać rozbudowane mapy myśli do artykułów, wypełnione samymi konkretami, możesz zapisać się na listę. Kliknij przycisk poniżej i odbierz mapy myśli w których znajdziesz najważniejsze informacje z artykułów.

Zapisz się!

Piotr Wnuczek

Poprzedni wpis:
Następny wpis: