Najważniejsze zasady zarządzania czasem

Co jest kluczowe w zarządzaniu czasem, jakie zasady najbardziej pomogą efektywnie wykorzystywać czas? Jak planować i ustalać priorytety?

wyświetlenia: 161
czas czytania: 4 min


Co jest kluczowe w zarządzaniu czasem, jakie zasady najbardziej pomogą efektywnie wykorzystywać czas? Jak planować i ustalać priorytety?

Efektywne wykorzystywanie czasu to podstawa.

Podstawą skutecznego zarządzania jest odpowiednie wykorzystywanie czasu. Jak mądrze wykorzystywać czas? Na początku trzeba ustalić w życiu cele, które będą wynikały z naszych wartości. Trzeba po prostu przemyśleć co jest dla nas najważniejsze i zsynchronizować z tym nasze cele. Następnie przeanalizować, które projekty, realizowane zadania lub pełnione role są najbliższe naszych celów. Gdy wiemy już co jest dla nas najważniejsze to najlepszym sposobem na dobre wykorzystanie czasu jest po prostu myślenie nad tym, czy to co robimy zbliża nas do najważniejszych celów. Warto myśleć nad tym czy wykorzystujemy czas na to co jest dla nas naprawdę ważne, czy zużywamy go na nieznaczące sprawy.

Optymalizuj wykorzystywanie czasu!

Podstawą zarządzania czasem jest właśnie optymalizacja wykorzystania czasu. Jeśli nie skupiamy się na rzeczach najważniejszych, tylko zużywamy czas na rzeczy, które nie są spójne z tym w co wierzymy. Jeśli to na co poświęcamy uwagę nie przybliża nas do celów. To techniki zarządzania czasem nie dadzą rady. Wiele osób o tym zapomina, a to właśnie optymalizacja jest fundamentem zarządzania.

Co zrobić, żeby lepiej korzystać z czasu:

  • Pomyśl jakie wartości i cele są dla ciebie najważniejsze
  • Zapisz te cele i podziel je na projekty
  • Gdy zaczynasz jakieś zadanie zastanów się czy wynika z twoich celów i projektów

Pamiętaj o dobrym planowaniu czasu!

Aby dobrze optymalizować wykorzystanie czasu, bardzo ważny jest dobry sposób planowania. Dobry plan czyli taki, w którym wiemy co i kiedy mamy robić i działamy zgodnie z przemyślanym scenariuszem. Jednocześnie jesteśmy w stanie go kontrolować. W dobrym planie nie ma niepotrzebnego nadmiaru szczegółów, ograniczeń czasowych lub ogromu zadań których w żaden sposób nie damy rady zrealizować na czas.

Więc jak stworzyć dobry plan?

To bardzo rozbudowany temat. Na początku warto oddzielić plan czasu od planu zadań. W planie czasu dodajemy wydarzenia i dzielimy dzień na bloki. W planie zadań przyporządkujemy zadania do projektów i realizujemy je w odpowiednich blokach czasu. To złożona koncepcja, która ma jeszcze wiele założeń, ale to najlepszy sposób na efektywne planowanie jaki znam. W skrócie ważne jest przede wszystkim to, żeby planować co i kiedy będziemy robić ale nie dodawać szczegółowych zadań do wykonania i nie ustalać ograniczeń godzinowych tam gdzie nie jest to konieczne. Jednocześnie do dobrego planu trzeba wprowadzić konkretne wydarzenia i terminy.

Kiedy tworzyć plan czasu?

Moim zdaniem najlepszym sposobem jest przygotowywanie planu na każdy dzień, wieczorem dnia poprzedniego oraz sprawdzanie i ewentualne aktualizowanie tego planu rano. To sposób dzięki któremu idąc spać wiesz co Cię jutro czeka i masz to zapisane, więc nie musisz o tym pamiętać i myśleć wieczorem. Rano powtarzasz cały scenariusz dnia i jesteś gotowy na wyzwania. Twój dobrze wykonany plan będzie cię rano motywował do działania, bo wiesz, że dzięki jego realizacji zbliżasz się do celów, które są dla ciebie najważniejsze. Dlatego plan powinien być konkretny i przejrzysty.

Nie zapomnij o ważnych wydarzeniach!

Bardzo polecam raz w tygodniu dodawać do planu wszystkie ważne wydarzenia, terminy ukończenia projektów, spotkania i inne stałe elementy. Warto też przy tej okazji zapisywać i powtarzać cele krótkoterminowe i długoterminowe. Dobrą praktyką jest podsumowywanie minionego tygodnia i planowanie wyzwań na nowy tydzień.

Zasady dobrego planowania:

  • Planuj tylko konkrety, bez niepotrzebnych ograniczeń czasowych
  • Dziel każdy dzień na bloki, w których realizujesz zadania z listy
  • Co tydzień dodawaj do planu ważne wydarzenia i terminy
  • Lepiej zaplanuj mniej, a potem dodaj zadania

Rób najpierw to co najważniejsze! Nawyk Coveya.

Realizowanie najpierw rzeczy najważniejszych oraz odpowiedni wybór priorytetów pozwala optymalnie wykorzystywać możliwości i czas. Dlatego daje to tak ogromne efekty w zarządzaniu czasem. Kolejność realizowania zadań ma ogromne znaczenie, bo pozwala wybrać najskuteczniejszą drogę do celu.

Jak ustalać priorytety? Zasada Pareto.

Na początku warto ocenić ważność wszystkich swoich projektów, zadań i pełnionych ról, a petem wybrać 20% z nich które są najważniejsze, to znaczy najbliższe naszym celom. Potem kluczem jest taka organizacja czasu, żeby realizować te najważniejsze rzeczy wykorzystując minimalnie 80% naszych możliwości i potencjału. Na pozostałe 80% mniej ważnych rzeczy warto użyć maksymalnie tylko pozostałe 20% naszych możliwości i potencjału. W przyszłości warto pomyśleć o zaostrzeniu tej zasady do proporcji 10% do 90%. Stosuj zasadę Pareto w zarządzaniu czasem.

Wzmocnij słabe punkty i poszerz wąskie gardła! Sposób Goldratta.

Kolejnym sposobem jest analiza wszystkiego nad czym pracujemy pod kątem znalezienia blokad i słabych punktów to znaczy takich zadań, których realizacja pozwoli nam najbardziej rozwinąć dany projekt. Kluczem jest znalezienie takich elementów, które blokują nas lub spowalniają w drodze do celu w danym projekcie. Najlepszym rozwiązaniem jest realizowanie tych zadań priorytetowo, to pozwoli nam maksymalizować efekty.

Wykorzystaj matrycę czasu! Metoda Eisenhowera.

Następnym bardzo dobrym sposobem jest podzielenie wszystkich zadań, które realizujemy, w kategoriach ważności i pilności. W ten sposób każde zadanie przyporządkujemy do jednej z czterech grup. Kluczowe jest realizować najpierw zadania najważniejsze, ale nie zawsze najpilniejsze. W ten sposób będziemy się najlepiej i najszybciej rozwijać, bo zadania tej grupy są najbliższe naszym celom. Dopiero w drugiej kolejności warto się skupiać na zadaniach pilnych.

Pamiętaj o priorytetach:

  • Wypisz wszystkie swoje projekty i wybierz 20% najważniejszych
  • Pracuj w 80% nad tymi projektami, a na pozostałe zostaw 20%
  • Rób najpierw rzeczy najważniejsze, a dopiero potem pilne

Wypróbuj moją koncepcję zarządzania czasem!

Mam do ciebie ogromną prośbę, przemyśl te rady, przepracuj i zastosuj w swoim życiu te koncepcje i techniki. Dobre zarządzanie czasem to podstawa rozwoju osobistego.

Mapa myśli do artykułu.

Do artykułu dodałem minimalistyczną mapę myśli. Jeśli chcesz otrzymywać rozbudowane mapy myśli do artykułów, wypełnione samymi konkretami, możesz zapisać się na listę. Kliknij przycisk poniżej i odbierz mapy myśli w których znajdziesz najważniejsze informacje z artykułów.

Zapisz się!

Piotr Wnuczek

Poprzedni wpis:
Następny wpis: